Dnes si povieme o tom, aké najväčšie chyby môžeme spraviť pri písaní mailového predmetu a ako sa im vyvarovať. Ak už robíte direct marketing alebo posielate newslettre, tento článok sa vám určite hodí.
Pri písaní akéhokoľvek mailu je jeho predmet najlepšia návnada na chytenie čitateľovej pozornosti. Taktiež môže byť častým nástrojom nepochopenia a nedorozumenia, ak je príliš vágny alebo rozvláčny. Vtedy je častejšie ihneď vymazaný ako otvorený. Preto si treba dať záležať na formulácii predmetu, ale aj jeho vizuálnej atraktívnosti. V nasledujúcich bodoch si teda povieme, ako predmet písať a respektíve nepísať.
1. Predmet nikdy nevynechajte
Pravdilo číslo jeden je asi najzásadnejšie pri písaní predmetu. Hovorí, napíšte ho. Nezahrnúť predmet je jedným z najväčších novodobých digitálnych faux-pas, ktoré môžete urobiť. Výskumy hovoria, že najviac okamžite zmazané maily sú tie, ktoré nemajú predmet. Taktiež zvyknú mať aj opačný efekt, kedy vydráždia zvedavosť príjemcu do takej miery, že ho až otvorí. To sa môže zdať dobré, ale pri naväzovaní a udržovaní obchodných vzťahov vie táto neprofesionalita pekne poškodiť vašu reputáciu. Preto ak chceme byť seriózny a povedať recipientovi mailu ihneď o čo ide, napíšte ho. Samozrejme sa občas stane, že v návale povinností, zabudnete v bežnej komunikácii alebo pingutí klienta napísať predmet. Vtedy sa ho oplatí pri spätnej väzbe ihneď doplniť aj z dôvodu retrospektívnej dohľadateľnosti emailu.
2. Nepíšte príliš veľa
Bežná poštová schránka na desktopových počítačoch vie zobraziť okolo 60 písmen predmetu, zatiaľčo u mobilných zariadeniach je to iba 25. Čo je horšie, až polovica emailov je v súčasnej dobe čítaných najmä na telefónoch. Z týchto poznatkov nám výchádza, že ak napíšete viac ako tri slová a nedáte do nich nosný “mesidž” máte po jeho úspešnosti. V takej angličtine je to oveľa jednoduchšie, keďže v nej si môžete dovoliť povedať posolstvo v šiestich až ôsmich slovách, samozrejme ak vám z neho neuberú členy.
3. Predmet je vágny
Predmet by mal odzačiatku hovoriť jasným a zrozumiteľným jazykom. Mal by byť stručný a k veci, tak aby si recipient vedel vyhodnotiť jeho prioritu bez nutnosti jeho otvorenia. Nenechajte čitateľa hádať, čo môže byť skryté v maily a zachovajte ho konkrétny, jednoduchý a používajte logické kľúčové slová, podľa ktorých si ho všetci viete dohľadať neskôr. Napríklad taký predmet mailu ako: “Viete mi na toto odpovedať”? je nič nehovoriaci a núti človeka ho otvoriť a prísť na to, čo od neho vlastne chcete. Ak je jeho obsah ešte viac zbytočný, dosť to človeka otrávi.
4. Nepoužívajte zbytočné slová
Ak sa vám aj zdá váš predmet krátky, nesnažte sa ho vyplniť dodatočnými slovami ako napríklad pozdravmi “Ahoj” alebo spojeniami ako “Potreboval by som”. Tieto môžu byť hravo zahrnuté už v samotnom obsahu správy.
5. Nedávajte slová veľkými písmenami
Používanie ALL CAPS síce môže zaujať niekoho pozornosť, ale nie v tej žiadanej situácii. Je to v podstate digitálny ekvivalent kričania alebo nátlaku a my chceme predsa adresáta zaujať a nie pritlačiť k stene. Namiesto toho radšej oddeľme svoje myšlienky dvojbodkou alebo čiarkou a vyhnime sa používaniu výkričníkov a iných ofenzívnych znakov.
6. Nezačať vetou, ktorá pokračuje ďalej do mailu
Ak začínate myšlienkou alebo otázkou, ktorú ďalej dopovedáte v maily, potom nepriamo nútite recipienta tento mail otvoriť. A ako sme už povedali pred tým, nenúťme čitateľov maily otvárať bez toho aby jasne vedeli o čo ide. Je to nepríjemné a neúctivé a každý si predsa najviac váži svoj čas, ktorý mu týmto krátime. Niekedy treba zvážiť, či váš problém nevyrieši lepšie rýchly telefonát alebo instantný chat.
7. Použitie zlého mena
Najčastejšie sa chybyčka vloudí používaním funkcie copy-paste. Niekedy posielate rovnaké maily viacerím ľuďom, ale zabudnete ho prispôsobiť pre každého samostatne a väčšinou to dopadne zlým oslovením a taktiež zcestným predmetom. Najlepším spôsobom ako sa tomuto vyhnúť je prečítať si email vždy pred odoslaním.
8. Nenaznačujte naliehavosť
Ľudia majú tendenciu zdôrazňovať svoju dôležitosť a prenášať to aj do predmetov, tým že označujú svoju správu ako urgentnú. Spôsobom – prečítajte si to teraz – alebo – dôležité! – zase len obťažujete a ponižujete ľudí, ktorí takýto mail dostanú do schránky. Ak potrebujete rýchlu odpoveď, buďte jasný a pragmatický v predmete a uveďte v ňom deadline. Urgentnosť mailu sa dá napríklad naznačiť aj takto nežne: “Prosím odpovedzte mi do piatku”. Alebo v prípade ak to nie je urgentné sa zvykne pridávať ešte novodobá nič nehovoriaca formulka ako NRN (no response needed) alebo FYI (for your information).
9. Nezahŕňajte odporúčacie frázy
Ak ste boli na niekoho odkázaný referenciou, neuvádzajte do predmetu frázy typu “Bol som odporučený” a podobne. Takéto maily majú vysokú pravdepodobnosť skončiť v koši, keďže si to viete ľahko zameniť s každodenným spamom, ktorý vám ponúka bambusové ponožky. Ak chcete upútať adresátovu pozornosť navrhujeme napísať na začiatok predmetu celé meno osoby, ktorá vás odporučila. Tak zaručíte jeho dôveryhodnosť.
